一个外企女秘书的日记-带泥的洋葱
十月某日
上午秘书科的事不是很多，孟姐在指导小石整理公司来客登记簿。因为收集信息是秘书的一项重要工作，手头的事不多，我也在一旁跟着学。
“小石，整理来访客人名单，不能按客人的姓氏笔画排列，而要按他所在公司的笔画顺 序排列。”
孟姐让小石将已经排好的客人名单顺序重排。
“为什么?”
“是这样的，这些来访的客人，是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的。他们个人有可能在将来的某一天，会离开他们现在所在的公司；但是，他们的公司则有可能是我们公司永久的客户，所以我们的重点是应该记住他们的公司，因此，在整理来客名录时，应该以客人所在公司的笔画来排列顺序。比方昨天第一个来访的客人是，北京通达科贸公司的副总经理刘允。将来只要一看到刘允的姓名，首先应该想到是北京通达公司。通达是一九九五年注册成立的，注册资金１０００万元人民币，主要业务是代理销售我们东岩公司的产品，平均每年的销售额在４００万元人民币左右，他们的董事长兼总经理叫李明，是我们姜总在北大荒下乡时的战友……”
小石轻轻地叹了口气，她没想到来客登记簿上“刘允”这么简单的两个字，在孟姐的头脑里竟包含了这么多信息。她以为只要把刘允的姓名和电话号码往计算机里一存，就算是完成了“信息收集”工作。即使是玛丽和我，在秘书专科学校，也没专门学过这方面的知识。这就是实践经验。
孟姐不愧是总经理的专职秘书。她这种认真细致的工作作风，真值得我们这些小字辈的秘书学习。我什么时候才能达到孟姐这种水平?
中午，天空突然乌云密布，暴风雨似乎马上就要来临。
下午一上班，投资部就送来一份“天津宏星公司情况介绍”的材料，要我赶紧送给孙总，说孙总催着要。
也许是时间太急，投资部送来的材料中不仅有错别字，还有一些语法上的错误，如“非要……不可”的句子，像口语那样把后面的“不可”两个字漏掉了；于是，我把材料的文字稍为润色了一遍，重新打印送给孙总。
孙总将材料翻了翻，就皱起眉头说：“小于，这份材料你加工处理过，是吧？”
“是的，”我不清楚孙总问这话的意思，“我只是对其中的文字润色了一下。”
“小于，你应该知道我要这份材料的目的。我想了解宏星公司的资产状况，但是更想了解宏星公司目前管理层的状况。他们现在有多少管理人员，管理人员的年龄结构如何，知识结构如何，管理、开发和销售各占什么比例，他们对我们将要进行的控股投资的态度如何……我要的是他们目前实实在在的真实情况，而不是这么几个干巴巴的数字和几条标语口号，你知道吗？”
孙总的脸越拉越长。
“小于，我是经理，你是秘书，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和脚，但我不希望你做我的大脑！哪些材料有用，哪些材料没用，由我自己的大脑来判断?
把我的大脑留给我，好吗?”
窗外已是电闪雷鸣。看我手足无措的样子，孙总态度缓和了一些：“是不是投资部把材料给你的时候，就是这个样子?可能主要责任不在你。这样吧，你去把投资部的李部长叫来，我要听取他的口头汇报。”
投资部的人汇报完毕，我从孙总的办公室回来。孟姐见我闷闷不乐的样子，问我怎么回事，我把事情的经过大致说了一遍。孟姐安慰我说：“小于，当秘书没有不出现差错的，不要紧。问题是，你知道问题出在哪里吗?”
我没吱声。孙总的批评没错，但我总觉得自己委屈。
“小于，我给你讲个小故事吧。这是我刚当秘书时，我的美国老板讲给我听的。小石和玛丽，你们有兴趣听吗?”
她俩马上凑了过来。
“事情是这样的。一天，我的美国老板坐车路过一个小菜市场，看见路边小蔬菜店门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的，上边还沾着泥巴。老板的父亲是个农场主，老板小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了，第一次看到那么新鲜的洋葱，所以感到很亲切。回到办公室以后，他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是，当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候，那几个洋葱只剩中间的那一点小芯了。为什么？原来当总务科的办事员将洋葱买回来之后，马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了；交给总务科长后，科长又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了；科长把洋葱交给秘书后，秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱，但早已不是老板当初想要的那种洋葱了。所以，老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。”
我明白了孟姐这个故事的真正含义。
“老板为什么要训秘书?就是因为秘书在不了解老板的真实意图的情况下，自作主张，自行其是，把老板真正想要的东西给弄丢了。所以，作为一项重要的日常性工作，我们秘书在为领导收集信息材料之前，一定要弄清领导的真正意图。在了解领导的真正意图的基础上，再对我们收集的材料进行鉴别、筛选和整理分析。如果暂时还不了解，就宁肯让材料粗一点
；如果过于加工，就有可能把材料中最有价值的部分给弄丢，使领导很难利用这些信息作出决策。秘书为领导收集信息，一定要注意这么几条原则：第一，是不要生吞活剥。不管你收集到什么样的信息，一定要先在自己脑子里打几个问号，这事怎么发生的，为什么是这样。第二，是不要自我发挥。有时收集到的信息不是那么完整，秘书为了完整，便发挥自己的想像力，使材料变得‘完整’。其实，领导往往自己能根据这些零碎的信息，基本把握事情的大概，而你的想当然，则有可能误导领导。第三是保持不偏不倚，不要先入为主。”
“可这老板为什么不把买洋葱的真正目的告诉秘书呢?”小石还是对孟姐说的故事感兴趣，“不就是一句话的事吗?”
“你的意思是，老板事事都要向秘书请示和汇报?芽”玛丽似乎非常喜欢跟小石抬杠。
“领导与秘书之间，的确应该经常进行交流。”孟姐说，“但每个领导都有自己的思维方式和工作习惯，做秘书的不能强求，只能是要求自己尽可能地去适应领导。所以，做好秘书工作的关键是多用心。比方，用心观察领导平时比较关注哪些问题；用心思考领导关心这些问题真正目的。如果真正用心，秘书工作并不难做。比方天津农星公司这个问题，公司常务会已经讨论过两次了。如果条件合适，我们公司就投资控股。孙总的意图实际是很明显的。”
我感到自己的脸在发烧。
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上午秘书科的事不是很多，孟姐在指导小石整理公司来客登记簿。因为收集信息是秘书的一项重要工作，手头的事不多，我也在一旁跟着学。
“小石，整理来访客人名单，不能按客人的姓氏笔画排列，而要按他所在公司的笔画顺 序排列。”
孟姐让小石将已经排好的客人名单顺序重排。
“为什么?”
“是这样的，这些来访的客人，是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的。他们个人有可能在将来的某一天，会离开他们现在所在的公司；但是，他们的公司则有可能是我们公司永久的客户，所以我们的重点是应该记住他们的公司，因此，在整理来客名录时，应该以客人所在公司的笔画来排列顺序。比方昨天第一个来访的客人是，北京通达科贸公司的副总经理刘允。将来只要一看到刘允的姓名，首先应该想到是北京通达公司。通达是一九九五年注册成立的，注册资金１０００万元人民币，主要业务是代理销售我们东岩公司的产品，平均每年的销售额在４００万元人民币左右，他们的董事长兼总经理叫李明，是我们姜总在北大荒下乡时的战友……”
小石轻轻地叹了口气，她没想到来客登记簿上“刘允”这么简单的两个字，在孟姐的头脑里竟包含了这么多信息。她以为只要把刘允的姓名和电话号码往计算机里一存，就算是完成了“信息收集”工作。即使是玛丽和我，在秘书专科学校，也没专门学过这方面的知识。这就是实践经验。
孟姐不愧是总经理的专职秘书。她这种认真细致的工作作风，真值得我们这些小字辈的秘书学习。我什么时候才能达到孟姐这种水平?
中午，天空突然乌云密布，暴风雨似乎马上就要来临。
下午一上班，投资部就送来一份“天津宏星公司情况介绍”的材料，要我赶紧送给孙总，说孙总催着要。
也许是时间太急，投资部送来的材料中不仅有错别字，还有一些语法上的错误，如“非要……不可”的句子，像口语那样把后面的“不可”两个字漏掉了；于是，我把材料的文字稍为润色了一遍，重新打印送给孙总。
孙总将材料翻了翻，就皱起眉头说：“小于，这份材料你加工处理过，是吧？”
“是的，”我不清楚孙总问这话的意思，“我只是对其中的文字润色了一下。”
“小于，你应该知道我要这份材料的目的。我想了解宏星公司的资产状况，但是更想了解宏星公司目前管理层的状况。他们现在有多少管理人员，管理人员的年龄结构如何，知识结构如何，管理、开发和销售各占什么比例，他们对我们将要进行的控股投资的态度如何……我要的是他们目前实实在在的真实情况，而不是这么几个干巴巴的数字和几条标语口号，你知道吗？”
孙总的脸越拉越长。
“小于，我是经理，你是秘书，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和脚，但我不希望你做我的大脑！哪些材料有用，哪些材料没用，由我自己的大脑来判断?
把我的大脑留给我，好吗?”
窗外已是电闪雷鸣。看我手足无措的样子，孙总态度缓和了一些：“是不是投资部把材料给你的时候，就是这个样子?可能主要责任不在你。这样吧，你去把投资部的李部长叫来，我要听取他的口头汇报。”
投资部的人汇报完毕，我从孙总的办公室回来。孟姐见我闷闷不乐的样子，问我怎么回事，我把事情的经过大致说了一遍。孟姐安慰我说：“小于，当秘书没有不出现差错的，不要紧。问题是，你知道问题出在哪里吗?”
我没吱声。孙总的批评没错，但我总觉得自己委屈。
“小于，我给你讲个小故事吧。这是我刚当秘书时，我的美国老板讲给我听的。小石和玛丽，你们有兴趣听吗?”
她俩马上凑了过来。
“事情是这样的。一天，我的美国老板坐车路过一个小菜市场，看见路边小蔬菜店门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的，上边还沾着泥巴。老板的父亲是个农场主，老板小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了，第一次看到那么新鲜的洋葱，所以感到很亲切。回到办公室以后，他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是，当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候，那几个洋葱只剩中间的那一点小芯了。为什么？原来当总务科的办事员将洋葱买回来之后，马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了；交给总务科长后，科长又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了；科长把洋葱交给秘书后，秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱，但早已不是老板当初想要的那种洋葱了。所以，老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。”
我明白了孟姐这个故事的真正含义。
“老板为什么要训秘书?就是因为秘书在不了解老板的真实意图的情况下，自作主张，自行其是，把老板真正想要的东西给弄丢了。所以，作为一项重要的日常性工作，我们秘书在为领导收集信息材料之前，一定要弄清领导的真正意图。在了解领导的真正意图的基础上，再对我们收集的材料进行鉴别、筛选和整理分析。如果暂时还不了解，就宁肯让材料粗一点
；如果过于加工，就有可能把材料中最有价值的部分给弄丢，使领导很难利用这些信息作出决策。秘书为领导收集信息，一定要注意这么几条原则：第一，是不要生吞活剥。不管你收集到什么样的信息，一定要先在自己脑子里打几个问号，这事怎么发生的，为什么是这样。第二，是不要自我发挥。有时收集到的信息不是那么完整，秘书为了完整，便发挥自己的想像力，使材料变得‘完整’。其实，领导往往自己能根据这些零碎的信息，基本把握事情的大概，而你的想当然，则有可能误导领导。第三是保持不偏不倚，不要先入为主。”
“可这老板为什么不把买洋葱的真正目的告诉秘书呢?”小石还是对孟姐说的故事感兴趣，“不就是一句话的事吗?”
“你的意思是，老板事事都要向秘书请示和汇报?芽”玛丽似乎非常喜欢跟小石抬杠。
“领导与秘书之间，的确应该经常进行交流。”孟姐说，“但每个领导都有自己的思维方式和工作习惯，做秘书的不能强求，只能是要求自己尽可能地去适应领导。所以，做好秘书工作的关键是多用心。比方，用心观察领导平时比较关注哪些问题；用心思考领导关心这些问题真正目的。如果真正用心，秘书工作并不难做。比方天津农星公司这个问题，公司常务会已经讨论过两次了。如果条件合适，我们公司就投资控股。孙总的意图实际是很明显的。”
我感到自己的脸在发烧。
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文章录入：希望的田野 责任编辑：耕农
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